A contratação de profissionais jurídicos em outras cidades é uma necessidade crítica, mas o processo atual não acompanha essa urgência. Para descobrir onde estavam os maiores gargalos, levantamos as suposições entre a equipe e agendamos conversas com gestoras de operação, clientes e advogados contratados para identificar as dores mais latentes. Logo ficou claro: gestoras eram as “maestras” invisíveis, tentando orquestrar comunicações entre clientes que enviavam demandas incompletas, advogados esperando briefings claros e sistemas que não conversavam entre si.
O primeiro passo foi entender a jornada atual em detalhes. Mapeamos cada etapa do processo — da solicitação inicial até a formalização — e identificamos onde exatamente as coisas descarrilhavam. Ficou evidente que o problema não era apenas um, mas uma série de pontos de atrito: informações incompletas no início, falta de transparência no status, intermediação desnecessária e negociação de valores desorganizada. Cada um desses gargalos tinha um custo em tempo, clareza e satisfação.
Reunimos a equipe técnica e de negócios para um brainstorming colaborativo. A pergunta central era: como poderíamos usar tecnologia não para automatizar tudo, mas para eliminar intermediações desnecessárias e tornar as informações acessíveis a quem precisava delas? Dessa conversa surgiram quatro pilares para o redesenho:
Centralizar informações: Um único lugar onde todos — clientes, advogados e gestoras — pudessem acessar dados completos e atualizados
Estruturar a coleta de dados: Formulários com campos obrigatórios que prevenissem erros e formalizassem automaticamente as informações
Automatizar notificações: Atualizações em tempo real para manter todos informados sem necessidade de follow-ups manuais
Integrar stakeholders em um fluxo único: Eliminar canais paralelos (WhatsApp, e-mail, planilhas) e consolidar tudo em uma jornada linear
O diagrama de fluxo que criamos mostrava a sequência de etapas, as ações de cada usuário, os pontos de contato em comum e, crucialmente, quais informações cada usuário precisava para avançar. Os stakeholders participaram ativamente do desenho, refinando o fluxo ao longo de algumas semanas — cada iteração trazia novos insights sobre o que realmente era crítico automatizar versus o que ainda precisava de toque humano. Esse refinamento colaborativo foi essencial para garantir que a solução resolvesse de verdade os problemas que havíamos mapeado.
Cliente solicita demanda: Preenche um formulário estruturado com todas as informações necessárias — não há campo vago ou opcional que possa gerar dúvidas depois. A própria estrutura do formulário força a clareza desde o início.
Plataforma distribui automaticamente: Com base no perfil e preferências cadastradas, advogados que expressaram disposição em receber demandas nessa categoria recebem automaticamente a solicitação — não há intermediação manual da gestora nessa etapa.
Profissionais avaliam e propõem preço: Agora, com todas as informações em mãos, advogados podem avaliar com precisão o escopo e propor preços justos. Clientes aceitam ou recusam a proposta pela plataforma. Essa negociação, antes confusa e dispersa, agora é clara e documentada.
Atualizações automáticas: Qualquer mudança no status da demanda (aceita, em andamento, concluída) gera notificações automáticas por e-mail para todos os envolvidos. Não há mais perguntas sobre “qual é o status?”.
Formalizações integradas: Documentos e protocolos são registrados diretamente na plataforma, eliminando a necessidade de planilhas paralelas e reduzindo erros de digitação.
Gestora supervisiona e resolve exceções: Com os processos automatizados, a gestora passa a ter tempo para interferir estrategicamente — quando há dificuldades, quando clientes especiais precisam de atenção, quando exceções surgem. Deixa de ser uma “maestrinha” resolvendo tudo no dia a dia.
Com o blueprint validado, chegava o momento crítico: traduzir essa lógica de fluxo em interfaces que realmente funcionassem para cada tipo de usuário. O desafio era tornar o novo processo não apenas mais eficiente, mas também intuitivo — porque de nada adianta uma estratégia perfeita se os usuários não conseguem navegar pela plataforma. Começamos a prototipar em média fidelidade, focando em três jornadas principais: como um cliente criaria uma solicitação, como um advogado avaliaria uma demanda e como uma gestora supervisionaria o processo. Cada protótipo era testado e refinado iterativamente, garantindo que cada decisão de design suportasse os objetivos estratégicos que havíamos definido.